Il Gantt è lo strumento indispensabile del project manager ed agevola la pianificazione temporale del progetto.
Il diagramma di Gantt va utilizzato a partire già dalla fase iniziale, ossia di pianificazione ed organizzazione del progetto. Fondamentale è la competenza del project manager nel calcolare la stima del tempo in termini di giornate/uomo necessarie per realizzare la commessa.
Non solo: il project manager deve sapere a priori le persone del team che parteciperanno alla realizzazione del progetto per più motivi. Ad esempio per capire la disponibilità della persona, oppure il tempo che impiegherà: una persona con più competenze sarà sicuramente più veloce di una persona con meno esperienza!
Ma che cosa si pianifica con il Gantt?
Con il Gantt si pianificano le tempistiche che ci vorranno per portare a termine le singole fasi della WBS di progetto e di conseguenza l'intero progetto. È un tempo lordo che va a sovrapporsi al tempo quantificato in giornate/uomo di stima del progetto.
Ad esempio: supponiamo che una fase di progetto sia stata stimata dal project manager in 10 giornate/uomo. Supponiamo che possa essere coinvolta una sola persona. Supponiamo inoltre che questa persona stia già lavorando in altri progetti nel periodo che ci interessa. L'intrevallo del tempo lordo del Gantt dovrà necessariamente corrispondere ad una range più ampio di dieci giorni lavorativi, ad esempio un mese.
Viceversa, se la stessa fase stimata di 10 giornate/uomo può essere realizzata da due o tre persone, ecco che il tempo lordo potrebbe essere ridotto ad una settimana.
Man mano che si impostano i tempi lordi per le varie fasi della WBS, si arriva all'ipotetico tempo di consegna o "Go Live".
Tutto chiaro?
Gantt in breve
Il Gantt è lo strumento ideale per impostare la pianificazione temporale del progetto. Consente di visualizzare in modo veloce ed immediato lo sviluppo temporale di tutte le fasi di progetto, le sue sovrapposizioni e dipendenze. In particolare il Gantt viene definito nei seguenti aspetti.
- Il diagramma. Tenendo a mente le premesse sui tempi e risorse indicati nel paragrafo precedente, il diagramma di Gantt si forma indicando graficamente con delle barre gli intrevalli di tempo necessari per lo svolgimento di tutte le parti di progetto. In questo modo si capisce quali fasi possono essere eseguite in parallelo e quali invece dipendono dal completamento di fasi precedenti prima di poter partire con la loro realizzazione.
- Le milestones. Inoltre nel Gantt vengono indicate anche le milestones, scadenze che programmano il raggiungimento di obiettivi intermedi come ulteriore monitoraggio.
- I vincoli di integrità. Infine nel Gantt si possono definire i vincoli di integrità che permettono di legare strettamente le fasi di progetto e milestones tra loro. Graficamente i vincoli sono delle frecce che partono dall'inizio o dalla fine della fase di progetto ed arrivano all'inizio o fine di una milestones o altra fase di progetto.
Il percorso critico
In base alle definizioni degli intervalli di tempo e delle dipendenze tra fasi e milestones, il Gantt permette di individuare facilmente qual'è la fase, o l'insieme di fasi legate tra loro, che impiega più tempo, di conseguenza si individua il percorso critico. Il project manager ha quindi un maggior controllo sulle fasi che possono mettere a maggior rischio il rispetto dei tempi stabiliti!
Ne vale la pena?
Certamente. Chi non vorrebbe capire, prima ancora della sua partenza, quale sarà la data di consegna plausibile grazie ad un'analisi accurata? Inoltre, diventa un riferimento importante durante lo svolgimento del progetto per capire se la progressione della realizzazione della commessa rispecchia la pianificazione iniziale.
È sufficiente?
Se lo scopo è di capire le potenziali tempistiche sì, potrebbe essere sufficiente. Serve però una visione di insieme. Pianificare una commessa significa dover tenere conto necessariamente anche di altri progetti in corso, soprattutto se nel team ci sono alcune persone, o tutte, che ne fanno parte. Quindi, quando si entra nel vivo della realizzazione del progetto è necessario che il Gantt venga affiancato anche da altri strumenti e dati. Ad esempio: avere lo stato avanzamento delle giornate effettivamente eseguite dal team direttamente nel Gantt permette di capire velocemente se l'andamento del progetto sta rispettando la pianificazione effettuata.
Per saperne di più visita la sezione del Gantt di T-PPM per vedere tutto ciò che ti mette a disposizione!