Dal budget al consuntivo: controllo costi, marginalità reale e analisi annuale in T-PPM

Il ruolo del nostro software di project management T-PPM non si limita solo alla pianificazione.

Quando il progetto entra in fase operativa, cosa succede?

Iniziano:

• le registrazioni ore

• le spese reali

• le fatture

• gli scostamenti rispetto al budget

In T-PPM il passaggio da previsione a consuntivo è automatico e tracciato.

Stato avanzamento su ogni attività (WBS)

Quando il progetto parte, il sistema mostra:

• Budget previsto per singola attività

• Spesa effettiva sostenuta

• Disponibilità residua

• Stato avanzamento economico

Il monitoraggio non è solo a livello progetto, ma anche su ogni singola fase della WBS.

Questo consente di individuare immediatamente eventuali sforamenti.

Calcolo automatico dei costi delle persone

Se il team registra le ore nel sistema:

• Il costo delle risorse viene calcolato automaticamente

• L’importo viene imputato alla relativa attività

• Il consuntivo si aggiorna in tempo reale

Non è necessario fare ricalcoli manuali: il sistema aggiorna costi e ricavi man mano che i dati vengono inseriti.

Riportare una voce dal budget al reale

Un aspetto molto pratico riguarda le spese previste.

Se una voce di budget (ad esempio una collaborazione esterna) viene effettivamente sostenuta:

• È possibile riportarla direttamente nel consuntivo

• Mantenendo collegamento alla WBS

• Indicando la data effettiva (es. data fattura)

In questo modo si mantiene coerenza tra previsione e reale.

Report consuntivo e scostamenti

Il sistema genera automaticamente:

• Report delle spese reali

• Distribuzione temporale dei costi

• Confronto budget vs consuntivo

• Indicatori di performance

È possibile vedere:

• Se un mese ha superato il budget previsto

• Se la marginalità è in linea

• Dove si stanno generando gli scostamenti

Marginalità reale di progetto

A progetto concluso, T-PPM mostra:

• Ricavi reali registrati

• Costi reali sostenuti

• Marginalità effettiva

Il confronto con la marginalità prevista consente di capire:

• Se le stime iniziali erano corrette

• Se il progetto è stato più o meno profittevole del previsto

Analisi trasversale per anno di esercizio

Il controllo non si limita alla singola commessa.

La direzione può accedere a:

• Report annuali aggregati

• Costi e ricavi reali per anno

• Confronto con budget annuale

• Analisi per classificazione di costo

• Analisi per cliente

• Analisi per area progetto

Questo trasforma il project management in uno strumento di controllo direzionale.

Il valore di T-PPM Project Portfolio Management sta nella gestione dell’intero ciclo economico del progetto.

Dalla pianificazione iniziale del budget, passando per la registrazione di ore e costi reali, fino al confronto automatico tra previsto e consuntivo, il sistema aggiorna continuamente i dati e restituisce una visione sempre coerente.

Questo permette non solo di monitorare l’andamento del progetto, ma anche di analizzarne la marginalità e supportare le decisioni attraverso report e indicatori aggiornati.

Il risultato?

• Controllo continuo tra budget e consuntivo
• Visibilità immediata su scostamenti e sforamenti
• Marginalità reale sempre aggiornata
• Analisi trasversali per supportare le decisioni

Il project management non si ferma alla pianificazione: diventa uno strumento concreto di controllo economico e direzionale.

Per approfondire

Questo contenuto è tratto da una demo live realizzata a febbraio, dedicata al budget di progetto in T-PPM.

Vuoi vedere cosa significa pianificare bene un progetto in T-PPM? Guarda anche questi estratti della demo live di febbraio:

1. Come faccio a ricavare i costi delle persone e collocarli nel tempo.
2. Come costruire un budget di progetto efficace in T-PPM Project Portfolio Management