Come T-PPM centralizza dati, strumenti e informazioni di progetto

Quando si parla di gestione dei progetti, spesso si immagina un sistema organizzato e sotto controllo.
Nella realtà di molte aziende, però, la situazione è molto diversa.

La gestione di un progetto coinvolge numerosi elementi:

• risorse e team di lavoro

• attività e pianificazione

• dati economici e finanziari

• stakeholder e collaboratori

• stato di avanzamento

Tenere sotto controllo tutti questi aspetti non è semplice.

Uno dei motivi principali è l’utilizzo di strumenti separati tra loro.

Nelle realtà più varie e soprattutto nelle aziende in crescita, spesso e volentieri non c'è una piattaforma centralizzata, ed è comune trovare soluzioni come:

• Excel per la contabilità o il controllo economico

• software di pianificazione per il Gantt

• strumenti separati per la registrazione delle ore

• altri sistemi per la reportistica

Questa organizzazione permette comunque di lavorare, ma presenta un limite importante:
gli strumenti non comunicano tra loro.

Le conseguenze della frammentazione e dei dati

Quando i dati sono distribuiti su più strumenti indipendenti, diventa difficile avere una visione chiara del progetto.

Questo può portare a diversi problemi operativi.

Ad esempio:

• allocazioni errate delle risorse, con persone sovraccaricate o mal distribuite sui progetti

• costi più alti del previsto, perché le informazioni economiche non sono aggiornate o collegate alle attività reali

• riduzione della marginalità, dovuta alla mancanza di controllo immediato sui dati

C’è poi un altro aspetto in cui spesso ci si trova in difficoltà. Quando il responsabile di progetto deve presentare alla direzione:

• un’analisi

• uno stato di avanzamento

• un report sul progetto

deve raccogliere informazioni provenienti da più strumenti diversi.

Di conseguenza, questa attività richiede troppo tempo, riducendo la qualità delle mansioni del Project Manager, di cui quelle principali sono coordinare e monitorare il progetto.

L’idea alla base di T-PPM: basta frammentazione

L’approccio di T-PPM nasce da un principio semplice:

riunire tutta la gestione dei progetti in un unico ecosistema.

Invece di utilizzare strumenti separati, l’obiettivo è avere:

• pianificazione

• controllo economico

• monitoraggio del progetto

• registrazione delle attività

• reportistica

all’interno di un unico sistema integrato.

Questo approccio consente di adottare una gestione dei progetti:

• centralizzata

• condivisa tra le persone del team

• basata su dati sempre aggiornati

Un sistema pensato per tutte le figure aziendali

Un ecosistema di gestione dei progetti deve supportare diverse figure aziendali.

L’approccio centralizzato di T-PPM è pensato proprio per questo.

Direzione e management

La direzione aziendale ha bisogno di:

• una visione d’insieme dei progetti

• accesso rapido ai dati

• strumenti per analizzare andamento e risultati

Un sistema centralizzato permette di consultare tutte queste informazioni senza dover raccogliere dati da fonti diverse.

Project Manager

Per chi gestisce operativamente i progetti, la priorità è poter:

• pianificare attività e fasi

• monitorare lo stato di avanzamento

• verificare dati e informazioni legate alla singola commessa
• gestire un team di persone

Avere tutto nello stesso sistema permette di controllare il progetto in modo più immediato.

Team di lavoro

Anche il team operativo beneficia di un sistema integrato.

Le persone coinvolte nei progetti possono:

• registrare il lavoro svolto

• consultare le informazioni della commessa

• utilizzare strumenti utili all’organizzazione del lavoro

Questo contribuisce a migliorare la collaborazione e la trasparenza delle attività.

Il valore dell’integrazione dei dati

Uno dei vantaggi principali di un ecosistema unico è che i dati sono collegati tra loro.

Questo significa che un’azione effettuata nel sistema ha effetti immediate su più aree del progetto.

Ad esempio:

• la registrazione delle ore da parte di una persona del team

•  influisce sullo stato di avanzamento della singola fase/attività di progetto
• influisce a cascata sullo stato avanzamento del progetto

• aggiorna l’andamento dei costi

• contribuisce alla reportistica di progetto

• alimenta analisi trasversali utilizzate dal management

Il dato quindi non rimane isolato, ma diventa parte di un sistema informativo più ampio.

Un unico ambiente per gestire i progetti

L’idea alla base di questo approccio è offrire una serie di strumenti nativamente integrati tra loro.

In questo modo, per gestire attività come:

• pianificazione tramite Gantt

• controllo del budget

• consultivazione delle ore

• analisi e report

tutte le persone coinvolte lavorano all’interno dello stesso ambiente.

Il risultato è una gestione dei progetti più chiara, con dati collegati e facilmente accessibili.